Žodinė komunikacija darbe: 10+ patarimų, kaip būti išgirstai

Ar kada nors teko atsidurti situacijoje, kai niekaip negalėjote rasti bendros kalbos su kolega? O gal bandėte kažką paaiškinti, bet jūsų žodžiai tiesiog „nesulipo“ į aiškią mintį? Galbūt perdavėte komandai užduotis, o jie, atrodo, išgirdo visai ką kita? Jei norite sklandžiau bendrauti darbe, išvengti nesusipratimų ir užtikrinti, kad jūsų balsas būtų išgirstas (ir kad jūs pati geriau girdėtumėte kitus), šie patarimai – kaip tik jums. Stipri žodinė komunikacija yra bet kurios sėkmingos darbovietės ir jūsų pačios karjeros pagrindas.

Kas yra žodinė komunikacija (ir kas ne)?

Paprastai tariant, žodinė komunikacija – tai bendravimas kalbant, naudojant žodžius. Nors kartais rašytinė komunikacija (laiškai, žinutės) irgi priskiriama prie žodinės (nes naudojami žodžiai), šiame straipsnyje kalbėsime būtent apie sakytinę kalbą darbo aplinkoje.

Tačiau bendraudami gyvai mes perduodame informaciją ne tik žodžiais. Labai svarbi ir neverbalinė komunikacija: veido išraiška, gestai, kūno kalba, laikysena, balso tonas, garsumas, akių kontaktas. Įdomu tai, kad tyrimai rodo, jog net iki 80% mūsų perduodamos žinutės priklauso būtent nuo neverbalinių signalų! Todėl svarbu atkreipti dėmesį ne tik į tai, ką sakote, bet ir kaip tai darote.

Kaip stiprinti žodinę komunikaciją darbe?

Štai keletas praktinių patarimų, kurie padės bendrauti efektyviau:

1. Pirma – klausykis (ir galvok prieš kalbėdama). Efektyvi komunikacija neįmanoma be aktyvaus klausymosi. Tai reiškia ne tik girdėti žodžius, bet ir stengtis suprasti pašnekovo mintį, jausmus, intenciją. Prieš atsakydama ar reikšdama savo nuomonę, įsitikink, kad tikrai supratai, ką kitas žmogus norėjo pasakyti. Išjunk vidinį triukšmą (savo planus, išankstines nuostatas) ir klausykis su empatija.
2. Kalbėk aiškiai ir ramiai. Jei nori būti išgirsta, svarbu kalbėti aiškiai tariant žodžius (enunciacija) ir neskubėti. Daugelis jaudinasi kalbėdami viešai ar net per susirinkimus – tai normalu! Tačiau atmink: niekas nežino, kaip stipriai jaudiniesi, jei pati to neparodysi. Neskubėk kuo greičiau „atidirbti“ savo kalbos. Skirk laiko apgalvoti žodžius, kalbėk užtikrintu balso tonu. Praktikuokis namie prieš veidrodį ar net nusifilmuok, jei laukia svarbus pokalbis ar pristatymas.
3. Venk silpninančių frazių ir atsiprašinėjimų. Tokie posakiai kaip „galbūt klystu, bet…“, „jei tai prasminga…“, „jei ne, tai nieko tokio…“ ar nuolatinis „atsiprašau“ menkina tavo pasitikėjimą savimi ir tavo žodžių svorį. Net jei viduje abejoji, stenkis kalbėti tiesiai ir užtikrintai. Išbrauk šias frazes iš savo žodyno darbe.
4. Nesitikėk, kad visi savaime supranta. Kai aiškini sudėtingą dalyką, nepreziumuok, kad kiti supranta taip pat gerai kaip tu. Naudok palyginimus, konkrečius pavyzdžius. Jei įmanoma, pasitelk vizualines priemones – skaidres, grafikus, schemas. Tai padės geriau suprasti informaciją skirtingų mokymosi stilių žmonėms.
5. Rinkis pagarbią ir įtraukią kalbą. Darbo aplinkoje venk dviprasmiškų juokelių, stereotipų ar kalbos, kuri galėtų ką nors įžeisti ar išskirti. Naudok neutralią, pagarbią kalbą, ypač bendraudama su mažiau pažįstamais žmonėmis. Atsižvelk į tai, kad žmonės turi skirtingą patirtį ir jautrumą.
6. Palik erdvės klausimams ir pasitikslinimui. Baigusi kalbėti ar pateikusi informaciją, visada skirk laiko klausimams. Nebijok paklausti: „Ar viskas aišku?“, „Gal turite klausimų?“. Taip pat naudinga trumpai apibendrinti pagrindines mintis arba savais žodžiais pakartoti, kaip supratai kolegos išsakytą idėją, kad įsitikintum, jog teisingai interpretavai.
7. Neskubėk pertraukti. Turbūt nėra nieko labiau erzinančio nei nuolatinis pertraukinėjimas. Stenkitės išklausyti kitus iki galo. Kai ateis tavo eilė kalbėti, nesijausk spaudžiama greitai išsakyti savo mintis per kelias sekundes – kalbėk ramiai ir argumentuotai. Jei tave nuolat pertraukinėja, gali mandagiai pasakyti: „Atsiprašau, norėčiau pabaigti mintį“.
8. Naudok „atspindėjimą“. Tai technika, kai savais žodžiais trumpai pakartoji, ką pasakė pašnekovas. Pavyzdžiui: „Jei gerai supratau, siūlai, kad mes…?“. Tai rodo, kad atidžiai klausaisi, supranti ir esi įsitraukusi į pokalbį. Tai ypač naudinga diskusijose ir ieškant bendrų sprendimų.
9. Humoras (vietoje ir laiku). Tinkamas, lengvas ir nieko neįžeidžiantis humoras gali padėti sumažinti įtampą, pralaužti ledus ir padaryti bendravimą malonesnį. Jei turi gerą humoro jausmą, nebijok jo saikingai panaudoti ir darbe.
10. Valdyk emocijas. Ypač sudėtingose ar konfliktinėse situacijose svarbu išlikti kiek įmanoma ramesnei ir kalbėti argumentuotai, o ne pasiduoti emocijoms (pykčiui, gynybai). Jei laukia sunkus pokalbis (pvz., su vadovu), pasiruošk jam iš anksto, apgalvok argumentus. Jei pokalbio metu jauti, kad emocijos ima viršų, paprašyk pertraukėlės ir grįžk prie temos vėliau.
11. (Papildomas patarimas!) Fiksuok svarbius susitarimus raštu. Po svarbaus žodinio pokalbio ar susitarimo (pvz., dėl projekto detalių, atsakomybių ar terminų) visada naudinga trumpai apibendrinti esminius punktus ir nusiųsti el. laišką pašnekovui (-ams) patvirtinimui. Tai padės išvengti nesusipratimų ateityje ir turėsite raštišką įrodymą.

Būk išgirsta!

Stipri žodinė komunikacija – tai ne įgimtas talentas, o lavinamas įgūdis. Praktikuodama šiuos patarimus, ne tik jausiesi užtikrinčiau reikšdama savo mintis, bet ir efektyviau bendradarbiausi su kolegomis, išvengsi nesusipratimų ir sustiprinsi savo profesinį autoritetą. Sėkmės!