SOS darbe: Kada šauktis vadovo pagalbos?

Visoms pasitaiko – galbūt bandote išspręsti nesutarimą su nepatenkintu klientu, o gal įsivėlėte į konfliktą su kolega. Arba tiesiog jaučiatės įstrigusi ties tam tikra projekto dalimi. Kad ir kokia būtų situacija, esmė ta pati: susidūrėte su problema ir nesate tikra, kada ir kaip apie tai reikėtų pranešti savo vadovui.

Viena vertus, norėtumėte kuo greičiau informuoti, kad problema nebūtų pernelyg ilgai neišspręsta. Kita vertus, nesinori pasirodyti kaip žmogus, negalintis imtis iniciatyvos ir savarankiškai spręsti iššūkių. Tad kaip žinoti, kada laikas kreiptis pagalbos į vadovą? Ir, kas dar svarbiau, kaip šį pokalbį paversti kuo efektyvesniu ir profesionalesniu? Štai ką turėtumėte žinoti.

Kada metas kreiptis į vadovą?

Svarstant, ar jau laikas informuoti vadovą apie iškilusią problemą, pirmiausia turėtumėte sau atsakyti į vieną esminį klausimą: Ar jau bandėte problemą išspręsti pati?

Jei ne, pirmiausia turėtumėte pati paieškoti galimų sprendimo būdų. Daugeliu atvejų jūsų vadovo vaidmuo turėtų būti patvirtinti jūsų siūlomą sprendimą arba patarti, kaip jį patobulinti, o ne nagrinėti visas smulkmenas. Bus sunku paaiškinti problemą ir pasiūlyti rekomendacijas, jei pati dar nebandėte įveikti kliūties.

Galbūt bandydama pati rasite sprendimą, o gal ir ne. Tačiau bent jau pokalbis su vadovu bus kur kas produktyvesnis, jei prieš tai būsite nuodugniai išnagrinėjusi situaciją.

Jei problemą pavyko išspręsti, pereikite prie kito klausimo: Ar tai yra kažkas, ką jūsų vadovas vis tiek turėtų žinoti?

Pavyzdžiui, galbūt nuolat susiduriate su ta pačia kliūtimi, o tai reiškia, kad jūsų vadovui gali tekti pakoreguoti kai kuriuos darbo procesus. Arba galbūt reikėtų informuoti apie konfliktą su klientu, kad vadovas geriau suprastų tolimesnius santykius.

Jūsų viršininkui nebūtina žinoti apie kiekvieną smulkmeną darbe. Tačiau jei manote, kad tai svarbi informacija, kurią jis ar ji turėtų išgirsti – ir geriausia, kad tai sužinotų iš jūsų – būtinai praneškite apie problemą, net jei ji jau išspręsta. Kada kreiptis į vadovą – svarbus sprendimas, rodantis jūsų profesionalumą.

Kaip pranešti vadovui apie problemą?

Nusprendėte, kad reikia informuoti vadovą apie problemą. Bet kaip tai padaryti efektyviai, nešvaistant laiko ir neatrodant kaip skundikei? Vadovaukitės šiais žingsniais.

1. Surinkite visą reikiamą informaciją

Kad galėtų padėti rasti sprendimą, jūsų vadovui reikės visos būtinos pagrindinės informacijos. Todėl prieš planuodama susitikimą, skirkite laiko viskam surinkti.

Kas susijęs su šia problema? Kokie veiksmai ar klaidos privedė prie šios situacijos? Paprasčiau tariant, kokią esminę informaciją turėtų žinoti jūsų vadovas, kad gerai suprastų, kas vyksta?

Kuo daugiau informacijos pateiksite, tuo lengviau vadovas galės padėti suformuluoti tinkamą ir naudingą sprendimą.

2. Pasiūlykite galimą sprendimą

Jei kas nors tikrai erzina vadovus, tai nuolatinis kreipimasis su problemomis, nepasiūlant jokių galimų atsakymų.

Jūs einate savo pareigas ne tik tam, kad atliktumėte kasdienes užduotis, bet ir tam, kad kuo geriau spręstumėte problemas. Tai reiškia, kad prieš beldžiantis į vadovo kabineto duris, turėtumėte pagalvoti apie galimą problemos sprendimo būdą.

Tokiu būdu vadovui pateiksite ne tik visą reikiamą informaciją apie problemą, bet ir savo siūlomus tolesnius žingsnius. Turėdami tokį atspirties tašką, jūs ir jūsų vadovas galėsite surengti kur kas produktyvesnį pokalbį apie geriausią veiksmų planą. Apgalvotas kreipimasis į vadovą visada vertinamas.

3. Suderinkite susitikimą

Tikėtina, kad problema, su kuria susiduriate, nėra menka – kitaip net nesivargintumėte pranešti vadovui. Turint tai omenyje, tai nėra diskusija, kurią reikėtų pradėti prabėgomis. Verčiau reikėtų rezervuoti laiko vadovo kalendoriuje, kad galėtumėte ramiai susėsti ir viską aptarti be pašalinių trukdžių.

Nusiųskite vadovui trumpą ir aiškų el. laišką, panašų į šį:

Sveiki, [Vadovo vardas],

Susidūriau su problema dėl [problemos apibūdinimas] ir norėčiau rasti laiko tai aptarti. Ar turėtumėte laisvų 20 minučių šią savaitę pokalbiui?

Ačiū, [Jūsų vardas]

Taip jūs ir jūsų vadovas dar prieš prasidedant pokalbiui žinosite, apie ką tiksliai reikės kalbėti.

4. Kitąkart pasielkite dar geriau

Žinoma, norėsite įgyvendinti sprendimą, kurį kartu su vadovu rasite. Bet dar svarbiau – prisiminti šį sprendimą ateityje.

Jei ir kada vėl atsidursite panašioje situacijoje, galėsite pati susitvarkyti (vis tiek pateikdama reikiamus atnaujinimus!), nebereikalaudama tiesioginių nurodymų iš vadovo.

Nuspręsti, ar ir kada kreiptis į vadovą dėl problemos, gali būti sudėtinga. Nenorite paskubėti. Bet tuo pačiu nenorite atrodyti, lyg bandytumėte nuslėpti problemas. Vadovaukitės šiais patarimais ir kur kas dažniau pasirinksite teisingą kelią.